Błędy w ewidencji, źle oznaczony czas dyżuru i gotowości albo brak zgodności między kartą kierowcy, tachografem cyfrowym i dokumentami delegacyjnymi zwykle ujawniają się dopiero podczas kontroli. Rozliczanie czasu pracy kierowcy pozwala uporządkować te kwestie wcześniej, dzięki czemu firma transportowa ma komplet dokumentów, poprawne naliczenia i mniejsze ryzyko kar.
Nasza usługa obejmuje analizę, ewidencję i rozliczanie czasu pracy kierowców, weryfikację pod kątem itd. i PIP, czyli Inspekcji Transportu Drogowego i Państwowej Inspekcji Pracy, wsparcie przy kontrolach, rozliczanie podróży służbowych i delegacji oraz wyliczanie płacy minimalnej w Europie zgodnie z Pakietem Mobilności UE. Pracujemy na danych źródłowych z kart kierowców, wykresówek i dokumentacji przewozowej, więc decyzje kadrowe i płacowe opierają się na faktach.
Czas pracy kierowcy według ustawy o czasie pracy kierowców nie kończy się na samej jeździe. Ewidencja musi objąć także inną pracę, dyżur, gotowość, przerwy, odpoczynki oraz pracę w porze nocnej.
Rozporządzenie (WE) 561/2006 reguluje przede wszystkim prowadzenie pojazdu i odpoczynek, a polskie przepisy określają, jak ujmować te zdarzenia w rozliczeniu płacowym. Różnica jest istotna, bo czas prowadzenia pojazdu nie jest równoznaczny z całym czasem pracy.
Rozliczanie czasu pracy kierowcy tira obejmuje jazdę, załadunek, rozładunek, obsługę dokumentacji, pozostawanie do dyspozycji pracodawcy oraz prawidłowe oznaczenie odpoczynku. Na tej podstawie ustala się godziny nadliczbowe kierowcy, czas dyżuru i gotowości oraz należne dodatki. Godziny nadliczbowe kierowcy wyliczamy na podstawie zestawienia aktywności z harmonogramem, systemem czasu pracy i okresem rozliczeniowym. Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowcy pozwala też odróżnić naruszenie od dopuszczalnego wyjątku, który został właściwie udokumentowany.
Kontrola czasu pracy kierowców powinna zacząć się w biurze, zanim dokumenty trafią do inspektora. Analiza danych ujawnia nie tylko przekroczenia, ale też błędne logowania, nieusprawiedliwione przestoje i nieprawidłowo ustalone doby rozliczeniowe, czyli kolejne 24-godzinne okresy liczone dla kierowcy.
Proces rozliczania prowadzimy etapami, aby każda niezgodność miała wskazane źródło, datę i skutek dla firmy. Dzięki temu raport jest przydatny dla właściciela, działu kadr i osoby zarządzającej flotą.
Analiza zaczyna się od odczytu danych z karty kierowcy, tachografu cyfrowego i wykresówek. Następnie weryfikujemy normy, takie jak dzienny czas jazdy 9 h lub 10 h, przerwa po 4,5 h jazdy trwająca 45 min, tygodniowy czas jazdy 56 h, limit 90 h w dwóch tygodniach, odpoczynek dobowy 11 h lub 9 h, odpoczynek tygodniowy 45 h lub 24 h oraz tygodniowy czas pracy 48 h, a wyjątkowo 60 h. Sprawdzamy też ruchome dni wolne, rozliczanie płacy minimalnej i optymalizację harmonogramu czasu pracy kierowcy. Jeśli chcą Państwo sprawdzić ostatnie okresy rozliczeniowe przed kontrolą itd. lub PIP, prosimy o kontakt w sprawie audytu danych.
Stała obsługa daje przewoźnikowi więcej niż sam raport. Firma zyskuje przewidywalne rozliczenia, mniej pracy ręcznej i dokumentację, która pozwala uzasadnić przyjęte rozliczenia.
Najczęściej przekłada się to na konkretne korzyści:
Wsparcie przy kontroli obejmuje reprezentację przedsiębiorstwa, analizę naruszeń i przygotowanie linii obrony. Ocenie podlega także dobra reputacja przewoźnika oraz skutki wynikające z art. 92b i 92c ustawy o transporcie drogowym. Zapewniamy wsparcie doradcze na etapie analizy i postępowania.
Obsługa nie kończy się na odczycie danych. Przygotowujemy wyjaśnienia i odwołania w I i II instancji, możemy reprezentować firmę w postępowaniu administracyjnym na podstawie pełnomocnictwa, a cały proces pozostaje pod nadzorem specjalistów prawa transportowego i jest objęty polisą ubezpieczeniową. Wykonujemy też audyty w zakresie prawa transportowego oraz wymogów itd. i PIP. Przygotowujemy dokumentację tak, aby podczas kontroli można było wykazać bieżące zapisy oraz wymagane dane z poprzednich 56 dni.
Rozliczenie delegacji musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy, a nie samemu planowi trasy. Dlatego diety i ryczałty za nocleg w podróżach krajowych i zagranicznych wyliczamy na podstawie czasu trwania wyjazdu, odczytów z kart kierowców oraz dokumentów delegacyjnych.
Usługa obejmuje także regulamin podróży służbowych, ujęcie zaliczki przy delegacjach zagranicznych, miesięczne raporty dotyczące poleceń wyjazdu oraz czytelne polecenia wyjazdu służbowego. W transporcie międzynarodowym rozliczamy płacę sektorową, czyli lokalne minimum obowiązujące przy przewozie na terytorium danego państwa, między innymi w Niemczech, Francji, Belgii, Holandii, Austrii, Włoszech, Czechach, Danii, Finlandii, na Węgrzech, w Norwegii, na Słowacji i w Szwecji. Stosujemy zasady Pakietu Mobilności, w tym rozdzielenie wynagrodzenia minimalnego od diet i ryczałtów oraz rozliczanie delegacji krajowych, a także wirtualnych diet stosowanych w rozliczeniach międzynarodowych. Koszt obsługi delegacji może być liczony jako iloczyn liczby delegacji i ceny jednostkowej ustalonej w umowie.
Pakiet ALL IN ONE łączy w jednym procesie pozycjonowanie GPS, zdalny odczyt danych z kart i tachografów, aplikację LONTEX Telematics, system LONTEX TMS, czyli narzędzie do zarządzania transportem, oraz pracę specjalistów od rozliczeń, kadr i płac. Firma otrzymuje jedną fakturę i mniej dokumentów, a rozproszone dane przestają krążyć między kilkoma dostawcami.
System GPS do monitoringu floty połączony z tachografem i programem do rozliczania czasu pracy kierowców przyspiesza pobieranie danych oraz ogranicza błędy ręczne. Korzyści dla firmy są proste: szybsze raporty, lepsza kontrola rentowności zleceń i większa pewność, że rozliczenie odpowiada rzeczywistej trasie oraz pracy kierowcy. Usługa sprawdza się w firmach wykonujących transport krajowy lub międzynarodowy, rozwijających flotę albo porządkujących kadry przed kontrolą. Jeżeli firma potrzebuje stałej obsługi rozliczeń, reprezentacji przy kontroli oraz spójnych raportów dla kadr i płac, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.
Wykorzystujemy odczyty z kart kierowców, tachografów cyfrowych, wykresówek oraz dokumentów przewozowych i delegacyjnych. Na ich podstawie przygotowujemy ewidencję oraz wykrywamy błędy logowań i inne niezgodności przed kontrolą.
Tak. Rozliczamy diety, ryczałty i zaliczki według rzeczywistego czasu pracy oraz stosujemy płacę sektorową i zasady Pakietu Mobilności obowiązujące w wielu krajach Unii Europejskiej.
Przygotowujemy analizę naruszeń, kompletną dokumentację, wyjaśnienia i odwołania, reprezentujemy przedsiębiorstwo w postępowaniach oraz zapewniamy nadzór specjalistów z zakresu prawa transportowego.
